Huishoudelijk reglement

Huishoudelijk reglement van de VVA, vereniging voor VeiligheidsAdviseurs Vervoer Gevaarlijke Stoffen.

Artikel 1, Financiën.

Ad 1aJaarlijks stelt het bestuur een begroting op van te verwachten kosten en inkomsten voor de vereniging. De begroting ondersteunt de doelstellingen van de vereniging. De begroting wordt door de algemene ledenvergadering vastgesteld.
Ad 1bEen overschot of tekort op de jaarrekening wordt het volgende jaar verrekend met de financiële reserve van de vereniging. De opbouw van de financiële reserve volgt bij voorkeur minimaal de inflatie vastgesteld door het CBS.
Ad 1cDe algemene ledenvergadering benoemt jaarlijks een kascommissie, die uit tenminste twee personen bestaat. Tevens wordt een reservelid benoemd. De kascommissie komt minimaal twee weken voor de algemene vergadering samen. Een persoon kan slechts twee achtereenvolgende jaren zitting nemen in de kascommissie.
Ad 1dDe kascommissie controleert de boeken en brengt daarvan verslag uit aan de algemene ledenvergadering.
Ad 1eJaarlijks verantwoordt het bestuur zich in het jaarverslag en ten overstaan van de algemene ledenvergadering, waarna, bij goedkeuring, decharge van de penningmeester volgt.
Ad 1fJaarlijks wordt door de algemene ledenvergadering de contributie voor het volgende jaar vastgesteld. Het bestuur doet hiertoe een voorstel.
Ad 1gPer drie maanden wordt aan nieuwe leden een korting van telkens 25% van de contributie toegestaan, mits zij er mee instemmen gelijktijdig de contributie van het erop volgende jaar te laten afschrijven, dan wel deze gelijktijdig overmaken op de rekening van de vereniging.
Ad 1hHet voltallige bestuur kan met eenheid van stemming, in zwaarwegende of spoed eisende gevallen afwijken van de begroting, indien het belang van de vereniging dit vereist. Dit dient direct en/of vooraf gemeld te worden aan de leden. In alle andere gevallen is het bestuur gehouden zich aan de goedgekeurde begroting te houden.

Artikel 2, Werkgroepen

Ad 2aVoor het organiseren van specifieke activiteiten of de behandeling van bijzondere onderwerpen kunnen, door het bestuur, landelijke en/of regionale werkgroepen in het leven geroepen worden. De taak van deze werkgroepen is het voorbereiden van  beleid.
Ad 2bEen werkgroep bestaat uit tenminste drie personen, waarvan de helft plus een lid is van de VVA. Indien een lid van de werkgroep geen lid is van de VVA, dan dient deze persoon te beschikken over een unieke deskundigheid en kan alleen een adviserende rol in de werkgroep vervullen.
Ad 2cDeze werkgroepen functioneren altijd onder de (gedelegeerde) verantwoordelijkheid van het landelijk bestuur en zijn als zodanig ook verantwoording verschuldigd aan voornoemd bestuur.
Ad 2dIndien vanuit de algemene ledenvergadering een voorstel daartoe wordt gedaan, dat gesteund wordt door een volstrekte meerderheid van stemmen bestaande uit tenminste tien leden, is het bestuur gehouden een werkgroep in het leven te roepen.
Ad 2eIedere werkgroep dient na de eerste vergadering een budgetaanvraag in te dienen bij het landelijk bestuur.

Artikel 3, Bestuursbevoegdheden

Ad 3aHet bestuur wijst leden aan, die namens de vereniging, in externe commissies, werkgroepen en dergelijke functioneren.
Ad 3bHet bestuur wijst leden aan die in externe overlegorganen de vereniging of haar leden vertegenwoordigen.
Ad 3cElk jaar treedt één of meer bestuursleden af volgens een vooraf gemaakt rooster. Het aftredende lid is terstond herkiesbaar. Bij het ontstaan van één of meer tussentijdse vacatures wordt daarin zo nodig voorzien op de eerstvolgende ledenvergadering. Nieuw gekozen bestuursleden nemen op het rooster van aftreden de plaats in van het lid dat zij vervangen. De periodieke bestuursverkiezing vindt plaats op de eerste algemene ledenvergadering van elk kalenderjaar.
Ad 3dEen algemene ledenvergadering kan in spoedeisende gevallen door het bestuur op korte termijn worden belegd. De oproeping voor een dergelijke vergadering zal in de regel per e-mail geschieden.

Artikel 4, Contributie

Ad 4aDe betalingstermijn van de factuur voor de contributie is 30 dagen na de factuurdatum. Indien na 30 dagen geen betaling is ontvangen, volgt direct een 1ste aanmaning met een betalingstermijn van 30 dagen. Bij wanbetaling na deze 30 dagen volgt direct een 2de aanmaning met extra € 15,00 aanmaningskosten en een betalingstermijn van 30 dagen.
Is er 90 dagen na de factuurdatum nog geen betaling van het lid ontvangen, dan zal het bestuur het betreffende lid royeren en zo nodig een incassobureau inschakelen.
Ad 4bHet lidmaatschap van de VVA geldt als een persoonlijk lidmaatschap. Bedrijfslidmaatschap is uitgesloten.
Ad 4cElk lid is persoonlijk verantwoordelijk voor tijdige betaling van de contributie. Dit ongeacht of de contributie door het bedrijf of door het lid persoonlijk wordt betaald.

Artikel 5, Overige

Ad 5aTot wijziging van dit reglement kan alleen worden besloten in een algemene ledenvergadering met een meerderheid van tenminste tweederde van het aantal geldig uitgebrachte stemmen.
Ad 5bIn gevallen waarin dit reglement of de statuten niet mocht voorzien of bij enig verschil omtrent de toepassing hiervan, beslist in spoedeisende gevallen het bestuur, in andere gevallen de algemene ledenvergadering.
Ad 5cAlle besluiten eisen een volstrekte meerderheid van stemmen, zijnde de helft plus één, tenzij bij statuten of reglement iets anders is bepaald.
Ad 5dHet is leden niet toegestaan zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van het bestuur het verenigingslogo in hun correspondentie of elektronische media te gebruiken.
Ad 5eAspirant-leden mogen maximaal 1 jaar lid blijven. Hierna dienen zij zich, als ze het Certificaat Vakbekwaamheid voor veiligheidsadviseurs voor het vervoer van gevaarlijke goederen behaald hebben, in te schrijven als gewoon lid. Doen zij dit niet, dan worden zij van de ledenlijst afgevoerd.
Ad 5fAls een lid zich heeft opgeven voor een ledenbijeenkomst en zich niet op tijd heeft afgemeld, worden de kosten voor deelname aan het lid doorbelast.
Ad 5gOpzegging van het lidmaatschap is alleen geldig na ontvangst van een schriftelijk bewijs van uitschrijving van het bestuur. Onder schriftelijk bewijs wordt mede verstaan een langs elektronische weg toegezonden leesbaar en reproduceerbaar bericht.